為規(guī)范校區(qū)檔案工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)檔案管理工作規(guī)范（試行）》，文書檔案的具體歸檔要求如下：
一、立卷分類
第一步：先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開，再確定分類號(hào)。一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，一般可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。
第二步：確定分類號(hào)后，將文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開。
第三步：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。
二、立卷組合
1.基本要求。立卷組合一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。
2.立卷組合形式。一般按下述內(nèi)容和順序進(jìn)行組合：會(huì)議文件按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷；非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合，一案一卷或一案數(shù)卷；人民來信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問題組合；統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷；校區(qū)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合；工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱組合；簡(jiǎn)報(bào)按名稱或期號(hào)組合；其它文件材料可按照特殊的形式組合。
3.案卷文件數(shù)量。一般不超過200頁，對(duì)同一問題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。
4.卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列：
（1）批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；
（2）正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；
（3）轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；
（4）非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；
（5）其它文件材料按時(shí)間順序排列；
5.每卷檔案材料須附紙質(zhì)版《卷內(nèi)目錄》和《卷內(nèi)備考表》（見附件）。《卷內(nèi)備考表》中立卷人、檢查人及時(shí)間需要填寫，立卷人為整理及歸檔人簽名，檢查人由單位負(fù)責(zé)人對(duì)案卷檢查后簽名。備考表須親筆簽名。
6.卷內(nèi)材料須摘除金屬物。
三、檔案電子化
1.歸檔的紙質(zhì)材料均須在檔案管理系統(tǒng)上傳電子版。
2.按照紙質(zhì)材料的組卷情況，在檔案管理系統(tǒng)錄入案卷信息。
3.電子版材料須內(nèi)容清晰、完整。若為掃描件，分辨率應(yīng)大于等于200DPI，PDF格式；若是從系統(tǒng)導(dǎo)出的材料，保存為PDF格式，導(dǎo)入至檔案管理系統(tǒng)即可。
4.應(yīng)歸檔的文件材料若采用計(jì)算機(jī)管理而無紙質(zhì)載體形式的，須打印紙質(zhì)版，連同光盤按照立卷分類和立卷組合的要求組卷歸檔。
5.檔案管理系統(tǒng)使用過程中如有任何問題，請(qǐng)咨詢檔案室工作人員（姜老師，0990-6633085）。
四、檢查及歸檔
1.檔案移交前須經(jīng)該單位兼職檔案員檢查，無誤后，移交人從檔案管理系統(tǒng)打印移交目錄，在移交單位經(jīng)手人處簽字并加蓋移交單位公章，一式兩份，向檔案室移交。
2.交接檔案時(shí)，移交人須與檔案室工作人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，無誤后檔案室在移交目錄簽字蓋章。
附件：
1.
附件1：卷內(nèi)目錄
2. 附件2：卷內(nèi)備考表
