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        為規(guī)范校區(qū)檔案工作，加強檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》和《中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)檔案管理工作規(guī)范（試行）》，本科新生入學登記表的具體歸檔要求如下：

        1.將本科生入學登記表以班級為單位分開放置。

        2.每個班級入學登記表須按照學號順序排列，并附紙質(zhì)名單，名單內(nèi)學生順序應(yīng)與入學登記表排序一致。

        名單須包括序號、學院、專業(yè)、班級、學號、姓名、備注等基本信息列（模板見附件1），由輔導員簽字并加蓋學院公章。

        3.每個班級入學登記表須附紙質(zhì)版《卷內(nèi)備考表》一張（詳見附件2），其中立卷人、檢查人及時間需要填寫，立卷人為整理及歸檔人，檢查人為輔導員，備考表須親筆簽名。

        4.電子版新生入學登記表應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)材料的內(nèi)容及排序一致，具體要求如下：

        ·電子版入學登記表須在移交歸檔材料前上傳至檔案管理系統(tǒng)。其中，案卷題名為“XX學院20XX級XX專業(yè)XX班本科新生入學登記表”，電子版入學登記表上傳至相應(yīng)的案卷下，1張入學登記表為1件。

        ·系統(tǒng)中每位學生的電子版入學登記表以其學號命名。

        ·電子版材料須內(nèi)容清晰、完整。若為掃描件，分辨率應(yīng)大于等于200DPI，要求PDF格式；若是從系統(tǒng)導出的材料，保存為PDF格式，按上述要求整理上傳至檔案管理系統(tǒng)即可。

        ·檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)操作可咨詢檔案室工作人員（姜老師，0990-6633085）。

        5.檔案移交前須經(jīng)該單位兼職檔案員檢查，無誤后，移交人從檔案管理系統(tǒng)打印移交目錄，在移交單位經(jīng)手人處簽字并加蓋學院公章，一式兩份，向檔案室移交。

        6.交接檔案時，移交人須與檔案室工作人員對移交檔案進行核對清點，無誤后檔案室在移交目錄簽字蓋章。

附件：

1. 附件1：本科新生入學登記表目錄模板

2. 附件2：卷內(nèi)備考表