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        為規(guī)范校區(qū)檔案工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)檔案管理工作規(guī)范（試行）》，本科新生入學(xué)登記表的具體歸檔要求如下：

        1.將本科生入學(xué)登記表以班級(jí)為單位分開(kāi)放置。

        2.每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表須按照學(xué)號(hào)順序排列，并附紙質(zhì)名單，名單內(nèi)學(xué)生順序應(yīng)與入學(xué)登記表排序一致。

        名單須包括序號(hào)、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名、備注等基本信息列（模板見(jiàn)附件1），由輔導(dǎo)員簽字并加蓋學(xué)院公章。

        3.每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表須附紙質(zhì)版《卷內(nèi)備考表》一張（詳見(jiàn)附件2），其中立卷人、檢查人及時(shí)間需要填寫(xiě)，立卷人為整理及歸檔人，檢查人為輔導(dǎo)員，備考表須親筆簽名。

        4.電子版新生入學(xué)登記表應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)材料的內(nèi)容及排序一致，具體要求如下：

        ·電子版入學(xué)登記表須在移交歸檔材料前上傳至檔案管理系統(tǒng)。其中，案卷題名為“XX學(xué)院20XX級(jí)XX專(zhuān)業(yè)XX班本科新生入學(xué)登記表”，電子版入學(xué)登記表上傳至相應(yīng)的案卷下，1張入學(xué)登記表為1件。

        ·系統(tǒng)中每位學(xué)生的電子版入學(xué)登記表以其學(xué)號(hào)命名。

        ·電子版材料須內(nèi)容清晰、完整。若為掃描件，分辨率應(yīng)大于等于200DPI，要求PDF格式；若是從系統(tǒng)導(dǎo)出的材料，保存為PDF格式，按上述要求整理上傳至檔案管理系統(tǒng)即可。

        ·檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)操作可咨詢檔案室工作人員（姜老師，0990-6633085）。

        5.檔案移交前須經(jīng)該單位兼職檔案員檢查，無(wú)誤后，移交人從檔案管理系統(tǒng)打印移交目錄，在移交單位經(jīng)手人處簽字并加蓋學(xué)院公章，一式兩份，向檔案室移交。

        6.交接檔案時(shí)，移交人須與檔案室工作人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，無(wú)誤后檔案室在移交目錄簽字蓋章。

附件：

1. 附件1：本科新生入學(xué)登記表目錄模板

2. 附件2：卷內(nèi)備考表