關(guān)于2023級(jí)在籍新生研究生辦理《研究生入學(xué)登記表》的通知
為規(guī)范學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生個(gè)人檔案的完整性，根據(jù)教育部和國(guó)家檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）第三章相關(guān)要求，校區(qū)將根據(jù)校本部研究生院相關(guān)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織2023級(jí)在籍新生研究生（不含來(lái)華留學(xué)生）填報(bào)《研究生入學(xué)登記表》，該登記表將會(huì)存入學(xué)生個(gè)人檔案，通知如下：
一、辦理范圍
2023級(jí)全體在籍在校區(qū)的碩士研究生（指有學(xué)籍的，且學(xué)院關(guān)系在校區(qū)的國(guó)內(nèi)研究生，包含全日制和非全日制）。
研一階段在校本部分段培養(yǎng)的研究生按本部通知辦理。
二、辦理時(shí)間
學(xué)生提交：2024年4月1日-4月12日。
學(xué)院審核：2024年4月12日-5月7日。
三、辦理流程
1.學(xué)生本人登錄學(xué)校e服務(wù)系統(tǒng)（校本部網(wǎng)站首頁(yè)最下方-快速通道-e服務(wù)，或直接點(diǎn)擊https://eserv.cup.edu.cn/），搜索“研究生入學(xué)登記表”，點(diǎn)擊進(jìn)入，認(rèn)真核對(duì)《研究生入學(xué)登記表》內(nèi)所有相關(guān)信息并補(bǔ)充完善，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊提交學(xué)院審核。
2.各學(xué)院應(yīng)審核學(xué)生提交的《研究生入學(xué)登記表》表格所有內(nèi)容無(wú)缺項(xiàng)、照片清晰、簽字完整。
3.學(xué)院審核通過(guò)后一式三份雙面彩色打印（帶紅章）。
四、材料歸檔
各學(xué)院以學(xué)院為單位于 5月10日前將整理好的《研究生入學(xué)登記表》一份交至學(xué)生工作與安全保衛(wèi)部檔案室（將存入學(xué)生個(gè)人檔案），一份交至校區(qū)檔案館，一份留存學(xué)院存檔。入學(xué)登記表按照學(xué)號(hào)順序排列，并附入學(xué)登記表目錄（附件1），入學(xué)登記表目錄內(nèi)學(xué)生順序應(yīng)與登記表排序一一對(duì)應(yīng)。
各學(xué)院向?qū)W生工作與安全保衛(wèi)部檔案室和校區(qū)檔案館送交材料的時(shí)間和具體事宜由各院與學(xué)生工作與安全保衛(wèi)部檔案室（高老師，3055）和校區(qū)檔案館（姜老師，3085）商定。
移交校區(qū)檔案館入學(xué)登記表整理要求：
1. 將研究生入學(xué)登記表以班級(jí)為單位分開(kāi)放置。
2. 每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表須按照學(xué)號(hào)順序排列，并附紙質(zhì)入學(xué)登記表目錄（附件1），入學(xué)登記表目錄內(nèi)學(xué)生順序應(yīng)與入學(xué)登記表排序一致。
入學(xué)登記表目錄須包括序號(hào)、學(xué)號(hào)、姓名、學(xué)習(xí)形式、學(xué)習(xí)階段、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、學(xué)制、培養(yǎng)方式、錄取類(lèi)別等基本信息列，由輔導(dǎo)員簽字并加蓋學(xué)院公章。
3. 每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表須附紙質(zhì)版《卷內(nèi)備考表》（附件2）一張，其中立卷人、檢查人及時(shí)間需要填寫(xiě)，立卷人為整理及歸檔人，檢查人為輔導(dǎo)員。
4. 電子版新生入學(xué)登記表應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)材料的內(nèi)容及排序一致，具體要求如下：
l 電子版入學(xué)登記表須在移交歸檔材料前上傳至檔案管理系統(tǒng)。其中，案卷題名為“XX學(xué)院20XX級(jí)XX專(zhuān)業(yè)XX班研究生入學(xué)登記表”，電子版入學(xué)登記表上傳至相應(yīng)的案卷下，1張入學(xué)登記表為1件。
l 系統(tǒng)中每位學(xué)生的電子版入學(xué)登記表以其學(xué)號(hào)命名。
l 電子版材料須內(nèi)容清晰、完整。若為掃描件，分辨率應(yīng)大于等于200DPI，要求PDF格式；若是從系統(tǒng)導(dǎo)出的材料，保存為PDF格式，按上述要求整理上傳至檔案管理系統(tǒng)即可。
l 檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)操作可咨詢檔案室工作人員（姜老師，3085）。
5. 檔案移交前須經(jīng)該單位兼職檔案員檢查，無(wú)誤后，移交人從檔案管理系統(tǒng)打印移交目錄，在移交單位經(jīng)手人處簽字并加蓋學(xué)院公章，一式兩份，向檔案室移交。
6. 交接檔案時(shí)，移交人須與檔案室工作人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，無(wú)誤后檔案室在移交目錄簽字蓋章。
五、注意事項(xiàng)
1. 所有填寫(xiě)的信息均為截至入學(xué)時(shí)間2023年 8月21日的實(shí)際信息，要如實(shí)、認(rèn)真填寫(xiě)；表內(nèi)所列項(xiàng)目如無(wú)此項(xiàng)情況，應(yīng)寫(xiě)“無(wú)”。常見(jiàn)情況：張三在入學(xué)后的9月、10月更改導(dǎo)師，此處應(yīng)填寫(xiě)初始導(dǎo)師信息。
2. 入學(xué)時(shí)的姓名、性別、民族、身份證號(hào)、錄取類(lèi)別、導(dǎo)師、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、研究方向等信息為研究生招錄信息，在入學(xué)登記表中原則上禁止修改，如確實(shí)有誤，請(qǐng)學(xué)院核實(shí)后于 4月12日前統(tǒng)一反饋研究生部（翟老師，3733）勘誤相關(guān)信息。籍貫、前置學(xué)歷信息等，為學(xué)生本人通過(guò)全國(guó)研究生招生系統(tǒng)填報(bào)并確認(rèn)的信息，原則上禁止變更，以保證數(shù)據(jù)的出入口一致。
3.請(qǐng)各學(xué)院務(wù)必督促學(xué)生按要求填寫(xiě)表格，核對(duì)無(wú)誤后提交學(xué)院審核，經(jīng)學(xué)院審核通過(guò)后不可修改。
附件：1. 
目錄模版：XX學(xué)院入學(xué)登記表目錄
2. 
卷內(nèi)備考表
研究生部
2024年4月8日
當(dāng)前位置：