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中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)

會(huì)議費(fèi)管理辦法(試行)

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)校區(qū)）會(huì)議費(fèi)管理，節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，根據(jù)《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2016〕50號(hào)）及《中國(guó)石油大學(xué)（北京）會(huì)議費(fèi)管理辦法》（中石大京財(cái)〔2016〕24號(hào)），結(jié)合校區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于校區(qū)舉辦（含主辦、承辦）的各類(lèi)會(huì)議、論壇，其中，會(huì)議包括國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)會(huì)議、國(guó)內(nèi)管理會(huì)議和在華舉辦國(guó)際會(huì)議。

國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)會(huì)議是指因教學(xué)、科研業(yè)務(wù)需要舉辦的業(yè)務(wù)性會(huì)議，包括各類(lèi)學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)論壇、研討會(huì)、評(píng)審會(huì)、座談會(huì)、答辯會(huì)等。

國(guó)內(nèi)管理會(huì)議是指除國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)會(huì)議之外的其他國(guó)內(nèi)會(huì)議。

在華舉辦國(guó)際會(huì)議是指報(bào)經(jīng)教育部外事部門(mén)批準(zhǔn)的、在我國(guó)境內(nèi)舉辦的、由校區(qū)及校區(qū)各單位主辦的有外籍人員參加的國(guó)際會(huì)議。

所有舉辦的會(huì)議必須嚴(yán)格按照“先審批，后開(kāi)會(huì)”的原則，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和性質(zhì)經(jīng)校區(qū)或者校區(qū)各單位審批后才能召開(kāi)。

第三條 會(huì)議費(fèi)使用和管理職責(zé)如下：

會(huì)議舉辦者是會(huì)議費(fèi)的直接負(fù)責(zé)人，對(duì)會(huì)議費(fèi)使用的合規(guī)性、合理性、真實(shí)性和相關(guān)性承擔(dān)直接責(zé)任。會(huì)議舉辦者應(yīng)了解并遵守有關(guān)財(cái)經(jīng)法律法規(guī)和會(huì)議費(fèi)管理制度，依法、據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)。

校區(qū)各單位對(duì)使用本單位經(jīng)費(fèi)舉辦的會(huì)議承擔(dān)審批和監(jiān)管責(zé)任。各單位應(yīng)加強(qiáng)政策宣傳，督促辦會(huì)人員合理、合規(guī)報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)。

財(cái)務(wù)與校園管理部負(fù)責(zé)會(huì)議費(fèi)的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理，制定和完善校區(qū)會(huì)議費(fèi)管理辦法，依據(jù)有關(guān)財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、會(huì)議費(fèi)管理辦法和校區(qū)各單位審批結(jié)果，實(shí)施會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理和服務(wù)。

第二章 會(huì)議審批和注意事項(xiàng)

第四條 校區(qū)各單位按照實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效、厲行節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、會(huì)期、規(guī)模，注重會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率。

第五條 會(huì)議舉辦者應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、主要內(nèi)容確定會(huì)議人數(shù)和天數(shù)，嚴(yán)格限定工作人員數(shù)量。

第六條 國(guó)際會(huì)議應(yīng)按照國(guó)際交流部門(mén)要求提前三個(gè)月履行有關(guān)審批手續(xù)并嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)。

第七條 舉辦會(huì)議應(yīng)預(yù)先編制會(huì)議費(fèi)預(yù)算表。會(huì)議費(fèi)預(yù)算需列明會(huì)議的名稱(chēng)、會(huì)議類(lèi)別、主要內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、代表人數(shù)、工作人員數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)及列支渠道等。

第八條 使用財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和其它實(shí)行預(yù)算控制的經(jīng)費(fèi)召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)在經(jīng)費(fèi)批準(zhǔn)的會(huì)議費(fèi)預(yù)算額度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開(kāi)支會(huì)議費(fèi)。

第九條 校區(qū)各單位召開(kāi)會(huì)議應(yīng)當(dāng)改進(jìn)會(huì)議形式，充分運(yùn)用電視電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，降低會(huì)議成本，提高會(huì)議效率。

第十條 會(huì)議原則上安排在校區(qū)內(nèi)部會(huì)議室、禮堂、賓館等場(chǎng)所。因工作需要必須在校外召開(kāi)的，國(guó)內(nèi)會(huì)議原則上應(yīng)安排在四星級(jí)以下（含四星）賓館。

第十一條 參會(huì)人員以在疆單位為主（超過(guò)50%為在疆單位人員）的會(huì)議原則上不得到疆外召開(kāi)。不得到黨中央、國(guó)務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開(kāi)會(huì)議。

第十二條 會(huì)議召開(kāi)地代表原則上不安排住宿。工作人員除必須住會(huì)的以外不安排住宿。

第三章 會(huì)議費(fèi)開(kāi)支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷(xiāo)管理

第十三條 舉辦會(huì)議開(kāi)支范圍包括會(huì)議住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、會(huì)議室租金、交通費(fèi)、文件印刷費(fèi)、辦公文具、醫(yī)藥費(fèi)等；國(guó)際會(huì)議可開(kāi)支同聲傳譯翻譯費(fèi)、同聲傳譯設(shè)備租金費(fèi)用以及廣告宣傳費(fèi)用。

前款所稱(chēng)交通費(fèi)是指用于會(huì)議代表接送站，以及會(huì)議統(tǒng)一組織的代表調(diào)研等發(fā)生的交通支出。

第十四條 會(huì)議費(fèi)開(kāi)支實(shí)行綜合定額控制，各項(xiàng)費(fèi)用之間可以調(diào)劑使用。會(huì)議費(fèi)綜合定額標(biāo)準(zhǔn)如下：

單位:元/人·天

（一）綜合定額里的其他費(fèi)用包括會(huì)議室租金、交通費(fèi)、文件印刷費(fèi)、辦公文具、醫(yī)藥費(fèi)等。

（二）各類(lèi)會(huì)議應(yīng)按照定額控制標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超支部分不予報(bào)銷(xiāo)。如有特殊情況，應(yīng)在申報(bào)會(huì)議預(yù)算中予以披露。

（三）不安排住宿的會(huì)議，綜合定額按照扣除住宿費(fèi)后的定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，住宿費(fèi)不能調(diào)劑使用；不安排就餐的會(huì)議，綜合定額按照扣除伙食費(fèi)后的定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，伙食費(fèi)不能調(diào)劑使用。

第十五條 下列費(fèi)用納入會(huì)議費(fèi)預(yù)算，但不計(jì)入會(huì)議費(fèi)綜合控制定額，從相應(yīng)的支出科目中據(jù)實(shí)列支：

（一）會(huì)議代表旅費(fèi)。會(huì)議代表參加會(huì)議發(fā)生的旅費(fèi)，原則上回單位報(bào)銷(xiāo)。對(duì)確因工作需要，邀請(qǐng)學(xué)者、專(zhuān)家和有關(guān)人員參加會(huì)議所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、國(guó)際旅費(fèi)，可對(duì)照校區(qū)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)在差旅費(fèi)和外賓接待費(fèi)中報(bào)銷(xiāo)。

（二）同聲傳譯人員翻譯費(fèi)、同聲傳譯設(shè)備租金。

（三）參會(huì)專(zhuān)家人員費(fèi)用。會(huì)議舉辦者根據(jù)工作需要，可向邀請(qǐng)參會(huì)專(zhuān)家(包括校內(nèi)專(zhuān)家)發(fā)放咨詢(xún)費(fèi)、講課費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)。

第十六條 校區(qū)各單位在會(huì)議開(kāi)始前可辦理會(huì)議費(fèi)預(yù)支手續(xù)。預(yù)支會(huì)議費(fèi)應(yīng)提供：

（一）會(huì)議通知（包含會(huì)議議程）；

（二）會(huì)議費(fèi)預(yù)算表；

（三）如舉辦國(guó)際會(huì)議，需提供教育部批準(zhǔn)辦會(huì)的文件。

第十七條 校區(qū)各單位在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯總各項(xiàng)資料和票據(jù)，統(tǒng)一辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供：

（一）會(huì)議審批表（見(jiàn)附件1）及會(huì)議通知（包含會(huì)議議程）；

（二）會(huì)議費(fèi)預(yù)算表（預(yù)支時(shí)已提供的，無(wú)需重復(fù)提供）；

（三）會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單（見(jiàn)附件2）；

（四）國(guó)內(nèi)會(huì)議提供實(shí)際參會(huì)人員簽到表或參會(huì)人員名單(含單位和聯(lián)系方式等信息)，在華舉辦國(guó)際會(huì)議須提供參會(huì)人員名單或注冊(cè)信息表(含單位和聯(lián)系方式等信息)；

（五）會(huì)議服務(wù)單位提供的費(fèi)用發(fā)票、原始明細(xì)單據(jù)、電子結(jié)算單、委托協(xié)議（合同）等資料；

（六）如舉辦國(guó)際會(huì)議，需提供教育部批準(zhǔn)辦會(huì)的文件。

第十八條 會(huì)議借款和報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按會(huì)議費(fèi)預(yù)算執(zhí)行。如實(shí)際支出超出預(yù)算，須在會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單的特殊事項(xiàng)中予以披露，經(jīng)校區(qū)各單位審批同意后準(zhǔn)予報(bào)銷(xiāo)。

第十九條 對(duì)于全部使用財(cái)政撥款舉辦的會(huì)議，不得再向參會(huì)人員收取費(fèi)用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)嫁攤派會(huì)議費(fèi)。

對(duì)于使用多種資金渠道舉辦的會(huì)議，按照成本補(bǔ)償?shù)脑瓌t，校區(qū)各單位可不以盈利為目的，可以適當(dāng)向參會(huì)人員收取會(huì)議費(fèi)，收取會(huì)議費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)在會(huì)議費(fèi)預(yù)算表內(nèi)披露，由會(huì)議舉辦者所在單位審批確定。會(huì)議費(fèi)收支由校區(qū)財(cái)務(wù)與校園管理部統(tǒng)一核算，會(huì)議費(fèi)結(jié)余原則上歸會(huì)議舉辦方所在單位統(tǒng)籌使用。

第四章 監(jiān)督問(wèn)責(zé)

第二十條 嚴(yán)禁校區(qū)各單位借會(huì)議名義組織會(huì)餐或安排宴請(qǐng)；嚴(yán)禁預(yù)存、套取會(huì)議費(fèi)設(shè)立“小金庫(kù)”；嚴(yán)禁在會(huì)議費(fèi)中列支公務(wù)接待費(fèi)。

校區(qū)各單位辦會(huì)不得安排高檔套房；會(huì)議用餐嚴(yán)格控制菜品種類(lèi)、數(shù)量和份量，嚴(yán)禁提供高檔菜肴，不上煙酒。國(guó)內(nèi)管理會(huì)議會(huì)場(chǎng)不制作背景板，不提供水果和茶歇。

不得使用會(huì)議費(fèi)購(gòu)置電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等固定資產(chǎn)以及開(kāi)支與本次會(huì)議無(wú)關(guān)的其他費(fèi)用；不得組織會(huì)議代表旅游和與會(huì)議無(wú)關(guān)的參觀(guān)；嚴(yán)禁組織高消費(fèi)娛樂(lè)、健身活動(dòng)；嚴(yán)禁以任何名義發(fā)放紀(jì)念品；不得額外配發(fā)洗漱用品。

第二十一條 校區(qū)各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位會(huì)議舉辦活動(dòng)和經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的內(nèi)控管理，對(duì)違反會(huì)議費(fèi)管理制度的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，自覺(jué)接受校區(qū)有關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)議舉辦活動(dòng)及相關(guān)經(jīng)費(fèi)支出的監(jiān)督檢查。

第二十二條 校區(qū)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門(mén)對(duì)校區(qū)各單位會(huì)議費(fèi)管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。主要內(nèi)容包括：

（一）單位會(huì)議審批制度是否健全，會(huì)議活動(dòng)是否按規(guī)定履行審批手續(xù)；

（二）會(huì)議費(fèi)開(kāi)支范圍和標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定；

（三）會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)是否符合規(guī)定；

（四）會(huì)議費(fèi)管理和使用的其他情況。

對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的單位，由校區(qū)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門(mén)責(zé)令改正，違規(guī)資金應(yīng)予追回，并視情況予以通報(bào)。對(duì)直接責(zé)任人和單位負(fù)責(zé)人，報(bào)請(qǐng)校區(qū)按規(guī)定給予相應(yīng)處分。

第二十三條 會(huì)議舉辦人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，依照有關(guān)法律法規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，同時(shí)報(bào)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)進(jìn)行處理。涉嫌違法的，移送司法機(jī)關(guān)處理。

（一）預(yù)存、套取會(huì)議費(fèi)設(shè)立“小金庫(kù)”的；

（二）以虛報(bào)會(huì)議人數(shù)、天數(shù)等手段騙取會(huì)議費(fèi)的；

（三）違規(guī)擴(kuò)大會(huì)議費(fèi)開(kāi)支范圍，擅自提高會(huì)議費(fèi)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)的；

（四）違規(guī)報(bào)銷(xiāo)與會(huì)議無(wú)關(guān)費(fèi)用的；

（五）其他違反本辦法規(guī)定的。

第五章 附 則

第二十四條 本辦法由財(cái)務(wù)與校園管理部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件:1.中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)會(huì)議審批表

2.中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單

附件1：中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)會(huì)議審批表

附件2：中國(guó)石油大學(xué)（北京）克拉瑪依校區(qū)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單