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中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)

會議費管理辦法(試行)

第一章 總則

第一條 為進一步加強和規(guī)范中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)（以下簡稱校區(qū)）會議費管理，節(jié)約會議經(jīng)費開支，根據(jù)《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號）及《中國石油大學（北京）會議費管理辦法》（中石大京財〔2016〕24號），結(jié)合校區(qū)實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于校區(qū)舉辦（含主辦、承辦）的各類會議、論壇，其中，會議包括國內(nèi)業(yè)務(wù)會議、國內(nèi)管理會議和在華舉辦國際會議。

國內(nèi)業(yè)務(wù)會議是指因教學、科研業(yè)務(wù)需要舉辦的業(yè)務(wù)性會議，包括各類學術(shù)會議、學術(shù)論壇、研討會、評審會、座談會、答辯會等。

國內(nèi)管理會議是指除國內(nèi)業(yè)務(wù)會議之外的其他國內(nèi)會議。

在華舉辦國際會議是指報經(jīng)教育部外事部門批準的、在我國境內(nèi)舉辦的、由校區(qū)及校區(qū)各單位主辦的有外籍人員參加的國際會議。

所有舉辦的會議必須嚴格按照“先審批，后開會”的原則，根據(jù)會議內(nèi)容和性質(zhì)經(jīng)校區(qū)或者校區(qū)各單位審批后才能召開。

第三條 會議費使用和管理職責如下：

會議舉辦者是會議費的直接負責人，對會議費使用的合規(guī)性、合理性、真實性和相關(guān)性承擔直接責任。會議舉辦者應(yīng)了解并遵守有關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)和會議費管理制度，依法、據(jù)實報銷會議費。

校區(qū)各單位對使用本單位經(jīng)費舉辦的會議承擔審批和監(jiān)管責任。各單位應(yīng)加強政策宣傳，督促辦會人員合理、合規(guī)報銷會議費。

財務(wù)與校園管理部負責會議費的會計核算和財務(wù)管理，制定和完善校區(qū)會議費管理辦法，依據(jù)有關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)、會議費管理辦法和校區(qū)各單位審批結(jié)果，實施會議費報銷管理和服務(wù)。

第二章 會議審批和注意事項

第四條 校區(qū)各單位按照實事求是、精簡高效、厲行節(jié)約的原則，嚴格控制會議數(shù)量、會期、規(guī)模，注重會議質(zhì)量，提高會議效率。

第五條 會議舉辦者應(yīng)當根據(jù)會議性質(zhì)、主要內(nèi)容確定會議人數(shù)和天數(shù)，嚴格限定工作人員數(shù)量。

第六條 國際會議應(yīng)按照國際交流部門要求提前三個月履行有關(guān)審批手續(xù)并嚴格控制參會人數(shù)。

第七條 舉辦會議應(yīng)預先編制會議費預算表。會議費預算需列明會議的名稱、會議類別、主要內(nèi)容、時間、地點、代表人數(shù)、工作人員數(shù)、所需經(jīng)費及列支渠道等。

第八條 使用財政專項經(jīng)費和其它實行預算控制的經(jīng)費召開會議，應(yīng)在經(jīng)費批準的會議費預算額度和標準內(nèi)開支會議費。

第九條 校區(qū)各單位召開會議應(yīng)當改進會議形式，充分運用電視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，降低會議成本，提高會議效率。

第十條 會議原則上安排在校區(qū)內(nèi)部會議室、禮堂、賓館等場所。因工作需要必須在校外召開的，國內(nèi)會議原則上應(yīng)安排在四星級以下（含四星）賓館。

第十一條 參會人員以在疆單位為主（超過50%為在疆單位人員）的會議原則上不得到疆外召開。不得到黨中央、國務(wù)院明令禁止的風景名勝區(qū)召開會議。

第十二條 會議召開地代表原則上不安排住宿。工作人員除必須住會的以外不安排住宿。

第三章 會議費開支范圍、標準和報銷管理

第十三條 舉辦會議開支范圍包括會議住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件印刷費、辦公文具、醫(yī)藥費等；國際會議可開支同聲傳譯翻譯費、同聲傳譯設(shè)備租金費用以及廣告宣傳費用。

前款所稱交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統(tǒng)一組織的代表調(diào)研等發(fā)生的交通支出。

第十四條 會議費開支實行綜合定額控制，各項費用之間可以調(diào)劑使用。會議費綜合定額標準如下：

單位:元/人·天

（一）綜合定額里的其他費用包括會議室租金、交通費、文件印刷費、辦公文具、醫(yī)藥費等。

（二）各類會議應(yīng)按照定額控制標準執(zhí)行，超支部分不予報銷。如有特殊情況，應(yīng)在申報會議預算中予以披露。

（三）不安排住宿的會議，綜合定額按照扣除住宿費后的定額標準執(zhí)行，住宿費不能調(diào)劑使用；不安排就餐的會議，綜合定額按照扣除伙食費后的定額標準執(zhí)行，伙食費不能調(diào)劑使用。

第十五條 下列費用納入會議費預算，但不計入會議費綜合控制定額，從相應(yīng)的支出科目中據(jù)實列支：

（一）會議代表旅費。會議代表參加會議發(fā)生的旅費，原則上回單位報銷。對確因工作需要，邀請學者、專家和有關(guān)人員參加會議所發(fā)生的城市間交通費、國際旅費，可對照校區(qū)相應(yīng)標準在差旅費和外賓接待費中報銷。

（二）同聲傳譯人員翻譯費、同聲傳譯設(shè)備租金。

（三）參會專家人員費用。會議舉辦者根據(jù)工作需要，可向邀請參會專家(包括校內(nèi)專家)發(fā)放咨詢費、講課費、勞務(wù)費。

第十六條 校區(qū)各單位在會議開始前可辦理會議費預支手續(xù)。預支會議費應(yīng)提供：

（一）會議通知（包含會議議程）；

（二）會議費預算表；

（三）如舉辦國際會議，需提供教育部批準辦會的文件。

第十七條 校區(qū)各單位在會議結(jié)束后應(yīng)當及時匯總各項資料和票據(jù)，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。會議費報銷時應(yīng)提供：

（一）會議審批表（見附件1）及會議通知（包含會議議程）；

（二）會議費預算表（預支時已提供的，無需重復提供）；

（三）會議費報銷單（見附件2）；

（四）國內(nèi)會議提供實際參會人員簽到表或參會人員名單(含單位和聯(lián)系方式等信息)，在華舉辦國際會議須提供參會人員名單或注冊信息表(含單位和聯(lián)系方式等信息)；

（五）會議服務(wù)單位提供的費用發(fā)票、原始明細單據(jù)、電子結(jié)算單、委托協(xié)議（合同）等資料；

（六）如舉辦國際會議，需提供教育部批準辦會的文件。

第十八條 會議借款和報銷應(yīng)按會議費預算執(zhí)行。如實際支出超出預算，須在會議費報銷單的特殊事項中予以披露，經(jīng)校區(qū)各單位審批同意后準予報銷。

第十九條 對于全部使用財政撥款舉辦的會議，不得再向參會人員收取費用，嚴禁轉(zhuǎn)嫁攤派會議費。

對于使用多種資金渠道舉辦的會議，按照成本補償?shù)脑瓌t，校區(qū)各單位可不以盈利為目的，可以適當向參會人員收取會議費，收取會議費的標準在會議費預算表內(nèi)披露，由會議舉辦者所在單位審批確定。會議費收支由校區(qū)財務(wù)與校園管理部統(tǒng)一核算，會議費結(jié)余原則上歸會議舉辦方所在單位統(tǒng)籌使用。

第四章 監(jiān)督問責

第二十條 嚴禁校區(qū)各單位借會議名義組織會餐或安排宴請；嚴禁預存、套取會議費設(shè)立“小金庫”；嚴禁在會議費中列支公務(wù)接待費。

校區(qū)各單位辦會不得安排高檔套房；會議用餐嚴格控制菜品種類、數(shù)量和份量，嚴禁提供高檔菜肴，不上煙酒。國內(nèi)管理會議會場不制作背景板，不提供水果和茶歇。

不得使用會議費購置電腦、復印機、打印機、傳真機等固定資產(chǎn)以及開支與本次會議無關(guān)的其他費用；不得組織會議代表旅游和與會議無關(guān)的參觀；嚴禁組織高消費娛樂、健身活動；嚴禁以任何名義發(fā)放紀念品；不得額外配發(fā)洗漱用品。

第二十一條 校區(qū)各單位應(yīng)當加強對本單位會議舉辦活動和經(jīng)費報銷的內(nèi)控管理，對違反會議費管理制度的人員進行嚴肅處理，自覺接受校區(qū)有關(guān)部門對會議舉辦活動及相關(guān)經(jīng)費支出的監(jiān)督檢查。

第二十二條 校區(qū)紀檢監(jiān)察、審計、財務(wù)等部門對校區(qū)各單位會議費管理和使用情況進行監(jiān)督檢查。主要內(nèi)容包括：

（一）單位會議審批制度是否健全，會議活動是否按規(guī)定履行審批手續(xù)；

（二）會議費開支范圍和標準是否符合規(guī)定；

（三）會議費報銷手續(xù)是否符合規(guī)定；

（四）會議費管理和使用的其他情況。

對發(fā)現(xiàn)問題的單位，由校區(qū)紀檢監(jiān)察、審計、財務(wù)等部門責令改正，違規(guī)資金應(yīng)予追回，并視情況予以通報。對直接責任人和單位負責人，報請校區(qū)按規(guī)定給予相應(yīng)處分。

第二十三條 會議舉辦人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，依照有關(guān)法律法規(guī)追究相關(guān)人員的責任，同時報紀檢監(jiān)察部門進行處理。涉嫌違法的，移送司法機關(guān)處理。

（一）預存、套取會議費設(shè)立“小金庫”的；

（二）以虛報會議人數(shù)、天數(shù)等手段騙取會議費的；

（三）違規(guī)擴大會議費開支范圍，擅自提高會議費開支標準的；

（四）違規(guī)報銷與會議無關(guān)費用的；

（五）其他違反本辦法規(guī)定的。

第五章 附 則

第二十四條 本辦法由財務(wù)與校園管理部負責解釋。

第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件:1.中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)會議審批表

2.中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)會議費報銷單

附件1：中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)會議審批表

附件2：中國石油大學（北京）克拉瑪依校區(qū)會議費報銷單